GoBD Archivierung für KMU: Revisionssichere Datenaufbewahrung und rechtssichere E-Mail Archivierung leicht gemacht

GoBD Archivierung für KMU: Revisionssichere Datenaufbewahrung und rechtssichere E-Mail Archivierung leicht gemacht

Geschätzte Lesezeit: 15 Minuten

Wichtige Erkenntnisse

• Die GoBD sind ein verpflichtender Rahmen für die revisionssichere Speicherung steuerrelevanter Dokumente.
• Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen die Anforderungen umsetzen, um Bußgelder und rechtliche Risiken zu vermeiden.
• Eine revisionssichere Ablage verlangt Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der Dokumente.
• E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt sind ebenfalls GoBD-konform zu archivieren – automatisierte Prozesse und Zugriffsprotokolle sind dafür essenziell.
• Retention Policies steuern die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und helfen gleichzeitig, Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
• Moderne DMS-Systeme unterstützen mit automatischer Fristenverwaltung, Protokollierungen und Backup-Routinen die gesetzeskonforme Archivierung.

Einführung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bilden den rechtlichen Rahmen für die korrekte digitale Buchführung und elektronische Speicherung steuerrelevanter Dokumente in Deutschland.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist die Einhaltung der GoBD bei der Datenaufbewahrung keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Verstöße können zu Bußgeldern, rechtlichen Risiken und Reputationsschäden führen. Gleichzeitig ist eine korrekte GoBD Archivierung auch für die DSGVO-Konformität wichtig.

In diesem Beitrag erfährst du, was die GoBD-Richtlinien genau bedeuten, wie du eine revisionssichere Ablage einrichtest, E-Mails rechtssicher archivierst und welche konkreten Schritte dein KMU unternehmen sollte, um alle Anforderungen zu erfüllen.

Was bedeutet „GoBD“ und warum ist die GoBD Archivierung für die Datenaufbewahrung von KMU essenziell?

GoBD steht für verbindliche Regeln, die festlegen, wie steuerrelevante Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Darunter fallen Dokumente wie Rechnungen, Verträge, E-Mails, Belege und Geschäftsbriefe.

Diese Dokumente müssen drei wesentliche Kriterien erfüllen: Sie müssen nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig gespeichert werden. Das bedeutet konkret, dass jederzeit nachvollziehbar sein muss, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, dass Dokumente nicht nachträglich manipuliert werden können und dass alle steuerrelevanten Unterlagen lückenlos vorhanden sein müssen.

Für KMU ist die Einhaltung dieser Vorschriften besonders wichtig, da sie oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten müssen. Bei einer Steuerprüfung drohen bei Nichteinhaltung der GoBD erhebliche Konsequenzen:

• Steuerliche Nachforderungen, wenn Belege nicht anerkannt werden
• Bußgelder wegen Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten
• In schweren Fällen sogar strafrechtliche Konsequenzen

Ein oft übersehener Punkt: Die GoBD-Vorschriften gelten für alle Steuerpflichtigen – also auch für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Es gibt keine Ausnahmen für bestimmte Unternehmensgrößen!

Quellen: yousign.com, ninox.com

Anforderungen an eine revisionssichere Ablage – Begriffserklärung und praktische Umsetzungsmöglichkeiten

Eine revisionssichere Ablage bedeutet, dass Dokumente so gespeichert werden, dass sie später nicht unbemerkt verändert werden können. Diese Unveränderbarkeit wird durch technische Maßnahmen wie Zeitstempel, Versionshistorien und eine lückenlose Zuordnung von Buchungen zu den entsprechenden Belegen sichergestellt.

Die Kernprinzipien der GoBD im Detail:

Unveränderbarkeit: Nach der Ablage dürfen Dokumente nicht mehr lösch- oder änderbar sein. Falls Änderungen notwendig sind, müssen diese protokolliert werden, sodass die ursprüngliche Version nachvollziehbar bleibt. Dies kann durch spezielle Software oder Protokollierungsmechanismen gewährleistet werden.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss klar dokumentiert und für Prüfer zugänglich sein. Dazu gehört, dass Buchungen und zugehörige Belege einfach gefunden und in Zusammenhang gebracht werden können. Eine klare Indexierung und Suchfunktion ist hierfür unerlässlich.

Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen vollständig und korrekt archiviert werden. Lücken in der Dokumentation können bei einer Prüfung zu ernsthaften Problemen führen.

Aufbewahrungsfristen: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen liegen zwischen 6 und 10 Jahren, wie in § 147 AO und § 257 HGB festgelegt. So müssen beispielsweise Jahresabschlüsse und Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden, während Geschäftsbriefe 6 Jahre aufzubewahren sind.

Sicherheit: Die Daten müssen durch Verschlüsselung, klar definierte Zugriffsrechte und regelmäßige Backups geschützt werden. Außerdem muss die maschinelle Auswertbarkeit der Daten sichergestellt sein, damit Prüfer bei Bedarf darauf zugreifen können.

Ordnung und Struktur: Die Ablage muss einer klaren Logik folgen, und Dokumente müssen zeitnah erfasst werden. Eine chaotische Ablagestruktur erschwert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern kann auch bei Prüfungen zu Problemen führen.

Praktische Umsetzung:

In der Praxis setzen KMU am besten auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die für GoBD-Konformität zertifiziert sind. Diese Systeme bieten:

• Automatische Compliance-Prüfungen
• Regelmäßige Backup-Routinen
• Protokollierung aller Änderungen (Audit-Trails)
• Klare Strukturen für die Ablage
• Sichere Aufbewahrung über die gesamte Frist

Die Implementierung eines solchen Systems mag zunächst aufwändig erscheinen, zahlt sich aber durch Rechtssicherheit und effizientere Prozesse schnell aus.

Quellen: wirtschaft-mv.de, start.docuware.com, ninox.com

Konkrete Maßnahmen zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails im Unternehmen

E-Mails sind in vielen Unternehmen ein zentrales Kommunikationsmittel – und oft enthalten sie steuerrelevante Informationen. Werden Rechnungen, Verträge oder andere wichtige Geschäftsdokumente per E-Mail verschickt oder empfangen, unterliegen sie den GoBD-Vorschriften.

Diese E-Mails müssen genauso unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden wie andere steuerrelevante Dokumente. Zudem muss eine klare Verbindung zu den entsprechenden Geschäftsvorgängen hergestellt werden.

So gelingt die revisionssichere E-Mail-Archivierung:

Automatisierte Archivierung einrichten: E-Mails sollten automatisch in einem DMS gespeichert werden, das mit Zeitstempeln und Hash-Werten arbeitet. Diese technischen Maßnahmen stellen sicher, dass die E-Mails nach der Archivierung nicht mehr verändert werden können.

Zugriffe und Änderungen protokollieren: Jeder Zugriff auf archivierte E-Mails und jede (im Ausnahmefall erlaubte) Änderung muss lückenlos protokolliert werden. So bleibt nachvollziehbar, wer wann auf die Daten zugegriffen hat.

Integration mit Buchhaltungssystemen: Um eine nahtlose Prüfbarkeit zu gewährleisten, sollten archivierte E-Mails mit den entsprechenden Buchungen verknüpft werden. So lassen sich bei einer Steuerprüfung alle relevanten Dokumente schnell finden.

Klare Prozesse definieren: Lege fest, wie E-Mails klassifiziert und archiviert werden. Wichtig ist, dass dieser Prozess zeitnah erfolgt – steuerrelevante E-Mails sollten nicht wochenlang im Posteingang liegen, bevor sie archiviert werden.

Manuelle Löschungen verhindern: Mitarbeiter sollten nicht die Möglichkeit haben, steuerrelevante E-Mails einfach zu löschen. Dies könnte zu Datenverlust führen und bei einer Prüfung problematisch werden.

Ein effektives E-Mail-Archivierungssystem sollte zudem die Möglichkeit bieten, E-Mails nach Themen, Projekten oder Geschäftspartnern zu kategorisieren, um sie später leichter wiederfinden zu können.

Quellen: yousign.com, hamburger-software.de, it-beratung.jochim.biz

Rechtssichere E-Mail Archivierung – Gesetze, Vorschriften und technologische Lösungen

Relevante Gesetze und Vorschriften:

GoBD: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff bilden die Basis für die korrekte elektronische Archivierung.

§ 147 Abgabenordnung (AO): Regelt die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Geschäftsunterlagen.

§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB): Definiert die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen und -pflichten.

DSGVO: Die Datenschutz-Grundverordnung stellt sicher, dass bei der Archivierung auch der Datenschutz gewahrt bleibt.

Diese Vorschriften verlangen vor allem, dass archivierte E-Mails mit geschäftlichem Inhalt unveränderbar gespeichert und später überprüfbar sein müssen. Das bedeutet, es darf nicht möglich sein, sie unbemerkt zu löschen oder zu verändern.

Technologische Lösungen:

Es gibt verschiedene technische Ansätze, um E-Mails rechtssicher zu archivieren:

• GoBD-zertifizierte DMS: Dokumentenmanagementsysteme, die speziell für die GoBD-konforme Archivierung entwickelt wurden, bieten umfassende Funktionen für die rechtssichere Speicherung von E-Mails und anderen Dokumenten.
• Cloud-basierte Archive: Diese Lösungen ermöglichen eine sichere Archivierung in der Cloud mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
• Integrierte Lösungen: Tools wie HS Dokumentenmanagement integrieren sich nahtlos in bestehende E-Mail-Systeme und Buchhaltungssoftware.

Gute technologische Lösungen bieten folgende Funktionen:

• Automatische Verschlüsselung der archivierten E-Mails
• Detaillierte Audit-Logs für alle Zugriffe
• Automatisiertes Management der Aufbewahrungsfristen
• Suchfunktionen für schnellen Zugriff bei Bedarf
• Exportmöglichkeiten für Steuerprüfungen

Bei der Auswahl einer Lösung sollte darauf geachtet werden, dass sie nicht nur die rechtlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch gut in die bestehenden Arbeitsabläufe integrierbar ist.

Quellen: hamburger-software.de, yousign.com, start.docuware.com

Bedeutung und Umsetzung von Retention Policies in KMU – Wie lange müssen Daten und E-Mails aufbewahrt werden?

Retention Policies (Aufbewahrungsrichtlinien) sind klar definierte Regeln, die festlegen, wie lange bestimmte Daten und Dokumente aufbewahrt werden müssen und wann sie gelöscht werden sollten. Sie sind ein wichtiges Instrument, um sowohl die GoBD-Vorgaben zur Mindestaufbewahrung als auch die DSGVO-Anforderungen zur Datensparsamkeit zu erfüllen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

Die meisten geschäftlichen Dokumente müssen zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden:

• 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Rechnungen, Zolldokumente
• 6 Jahre: Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen mit steuerlicher Relevanz

Bei E-Mails richtet sich die Aufbewahrungspflicht nach dem Inhalt: Enthält eine E-Mail eine Rechnung oder einen Vertrag, gilt die entsprechende Frist von 10 Jahren. Handelt es sich um gewöhnliche Geschäftskorrespondenz, sind es 6 Jahre.

Praktische Umsetzung in KMU:

• Aufbewahrungsklassen definieren: Lege fest, welche Arten von Dokumenten und E-Mails wie lange aufbewahrt werden müssen. Berücksichtige dabei die gesetzlichen Mindestfristen.
• Automatisierung nutzen: Moderne DMS können Aufbewahrungsfristen automatisch verwalten. Dokumente werden mit einem „Verfallsdatum“ versehen und nach Ablauf der Frist zur Löschung vorgeschlagen oder automatisch gelöscht.
• Buchhaltung einbinden: Die Verantwortlichen aus der Buchhaltung sollten bei der Erstellung der Retention Policies einbezogen werden, da sie am besten beurteilen können, welche Dokumente steuerrelevant sind.
• Regelmäßige Überprüfung: Prüfe regelmäßig, ob die definierten Richtlinien noch den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und passe sie bei Bedarf an.

Eine gut durchdachte Retention Policy hilft nicht nur, rechtliche Risiken zu minimieren, sondern spart auch Speicherplatz und macht das Auffinden relevanter Dokumente einfacher, da nicht mehr benötigte Unterlagen nicht mehr im System sind.

Quellen: hamburger-software.de, yousign.com

Integration von Retention Policies in die GoBD Archivierung für eine effiziente Datenaufbewahrung

Die Integration von Retention Policies in die GoBD-konforme Archivierung ist ein entscheidender Schritt für eine rechtssichere und gleichzeitig effiziente Datenhaltung. Moderne Archivierungslösungen bieten hierfür automatisierte Systeme, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments steuern können.

Wie die Integration funktioniert:

• Automatische Fristenverwaltung: In GoBD-konformen Systemen können Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumententypen hinterlegt werden. Das System überwacht dann automatisch, wann Dokumente gelöscht werden dürfen oder müssen.
• Protokollierte Löschprozesse: Wenn Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, wird dieser Vorgang protokolliert. So bleibt nachvollziehbar, welche Dokumente wann und warum aus dem System entfernt wurden.
• Vollständigkeitsprüfungen: Trotz automatischer Löschungen muss das System sicherstellen, dass keine Dokumente vorzeitig gelöscht werden, die für laufende Geschäftsvorgänge oder Prüfungen noch benötigt werden. Dafür sorgen Vollständigkeitsprüfungen und Abhängigkeitsregeln.
• Versionsmanagement: Bei Dokumenten, die während der Aufbewahrungsfrist aktualisiert werden, sorgt das System dafür, dass alle Versionen entsprechend der Richtlinien aufbewahrt werden.

Vorteile der Integration:

• Reduzierter Speicherbedarf: Durch die automatische Löschung nicht mehr benötigter Dokumente wird Speicherplatz frei, was Kosten spart und die Systemperformance verbessert.
• Minimierte Risiken bei Prüfungen: Da das System sicherstellt, dass alle Dokumente für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden, sinkt das Risiko, bei Steuerprüfungen Probleme zu bekommen.
• Datenschutzkonformität: Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger als notwendig aufbewahrt werden. Eine integrierte Retention Policy hilft, dieser Anforderung gerecht zu werden.
• Effizientere Suche: Mit weniger überflüssigen Dokumenten im System werden Suchergebnisse präziser und relevanter, was die tägliche Arbeit erleichtert.

Für KMU ist besonders wichtig, dass diese Integration möglichst automatisiert erfolgt, um den manuellen Aufwand gering zu halten. Moderne DMS-Lösungen bieten hierzu Vorlagen und Assistenten, die bei der Einrichtung entsprechender Regeln helfen.

Quellen: ninox.com, start.docuware.com

Praxisbeispiele und Tools zur Unterstützung der GoBD-konformen Datenaufbewahrung und revisionssicheren Ablage

Praxisbeispiel: GoBD-Implementierung in einem KMU

Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit 30 Mitarbeitern stand vor der Herausforderung, seine Dokumentenablage GoBD-konform zu gestalten. Das Unternehmen entschied sich für folgende Schritte:

1. Einführung eines DMS speziell für die Archivierung von E-Mails, Rechnungen und anderen steuerrelevanten Belegen
2. Erstellung einer detaillierten Verfahrensdokumentation, die alle Archivierungsprozesse beschreibt
3. Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System
4. Regelmäßige interne Audits, um die Einhaltung der GoBD zu überprüfen

Der Umstieg erforderte zunächst einen erhöhten Zeitaufwand, führte aber nach kurzer Einarbeitungszeit zu deutlichen Verbesserungen: Dokumente wurden schneller gefunden, Prüfungsängste verschwanden, und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbesserte sich.

Empfehlenswerte Tools für die GoBD-konforme Archivierung:

• HS Dokumentenmanagement: Eine speziell für deutsche KMU entwickelte Lösung, die nahtlos mit gängigen Buchhaltungssystemen zusammenarbeitet. Sie bietet automatische Compliance-Checks, regelmäßige Backups und einfache Bedienung.
• Ninox: Eine flexible Datenbanklösung, die sich auch für die GoBD-konforme Archivierung konfigurieren lässt. Besonders geeignet für Unternehmen, die eine individuell anpassbare Lösung suchen.
• DocuWare: Ein umfassendes DMS mit starkem Fokus auf Rechtssicherheit. Es bietet Funktionen wie Unveränderbarkeit, Verschlüsselung und automatisierte Retention-Management.

Diese Tools zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Gewährleistung der Unveränderbarkeit durch technische Maßnahmen
• Automatische Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
• Verschlüsselung der gespeicherten Daten
• Einfache Suchfunktionen für schnellen Dokumentenzugriff
• Automatisierte Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

Vier Sofortmaßnahmen für dein KMU:

1. GoBD-konformes DMS einführen: Wähle eine für deine Unternehmensgröße passende Lösung und implementiere sie konsequent.
2. Verfahrensdokumentation erstellen: Dokumentiere schriftlich, wie die Archivierung in deinem Unternehmen erfolgt – vom Eingang eines Dokuments bis zu seiner eventuellen Löschung.
3. Klare Zuständigkeiten definieren: Lege fest, wer für die Einhaltung der GoBD-Vorgaben verantwortlich ist und stelle sicher, dass diese Person entsprechend geschult ist.
4. Regelmäßige interne Audits durchführen: Überprüfe in regelmäßigen Abständen, ob alle Prozesse wie vorgesehen funktionieren und ob alle steuerrelevanten Dokumente korrekt archiviert werden.

Diese Maßnahmen helfen, dein Unternehmen schnell auf einen GoBD-konformen Kurs zu bringen und rechtliche Risiken zu minimieren.

Quellen: hamburger-software.de, ninox.com, start.docuware.com

Checkliste für KMU – So gelingt die gesetzeskonforme Implementierung der GoBD Archivierung und E-Mail Archivierung

Um die Implementierung einer GoBD-konformen Archivierung zu erleichtern, haben wir eine umfassende Checkliste zusammengestellt. Diese kannst du Punkt für Punkt abarbeiten, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen alle wichtigen Anforderungen erfüllt.

Grundlegende Systemanforderungen:

• GoBD-konformes DMS implementieren, das Unveränderbarkeit der Dokumente und Protokollierung aller Zugriffe gewährleistet
• Sicherstellen, dass das System regelmäßige Backups durchführt und über eine Wiederherstellungsmöglichkeit verfügt
• Zugriffsrechte klar definieren und dokumentieren, wer welche Berechtigungen hat
• Verschlüsselung der gespeicherten Daten einrichten, um unbefugten Zugriff zu verhindern

Aufbewahrung und Retention:

• Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumententypen definieren (6-10 Jahre je nach Dokumentenart)
• Retention Policies im System hinterlegen, die eine automatische Überwachung der Fristen ermöglichen
• Prozess für die Überprüfung und eventuelle Verlängerung von Fristen bei laufenden Steuerprüfungen festlegen
• Löschprozesse dokumentieren und sicherstellen, dass sie nachvollziehbar erfolgen

E-Mail-Archivierung:

• System für die automatische Archivierung steuerrelevanter E-Mails einrichten
• Sicherstellen, dass E-Mails mit Zeitstempel und unveränderbar gespeichert werden
• Prozess definieren, wie E-Mails mit den entsprechenden Geschäftsvorfällen verknüpft werden
• Schulungen für Mitarbeiter durchführen, damit sie wissen, welche E-Mails archivierungspflichtig sind

Dokumentation und Verantwortlichkeiten:

• Verfahrensdokumentation erstellen, die alle Archivierungsprozesse detailliert beschreibt
• Zuständigkeiten für die GoBD-Einhaltung schriftlich festlegen
• Stellvertretungsregelungen für verantwortliche Mitarbeiter definieren
• Regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation bei Änderungen der Prozesse oder Systeme

Sicherheit und Kontrolle:

• Regelmäßige interne Audits zur Überprüfung der GoBD-Konformität planen
• Prozess für den Umgang mit Fehlern oder Abweichungen definieren
• Regelmäßige Schulungen für alle betroffenen Mitarbeiter durchführen
• Notfallplan für Systemausfälle oder Datenverluste erstellen

Buchhaltungsintegration:

• Sicherstellen, dass die Buchhaltung in den Archivierungsprozess eingebunden ist
• Prozesse für die Vollständigkeitsprüfung der archivierten Unterlagen definieren
• Klare Regelungen für die Verknüpfung von Buchungen mit den entsprechenden Belegen festlegen

Diese Checkliste deckt die wichtigsten Aspekte der GoBD-konformen Archivierung ab. Je nach Branche und spezifischen Anforderungen deines Unternehmens können weitere Punkte hinzukommen. Es empfiehlt sich, die Liste regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

Quellen: hamburger-software.de, yousign.com

Zusammenfassung: Wichtige Schritte und Handlungsempfehlungen zur GoBD Archivierung und Datenaufbewahrung im KMU-Kontext

Die korrekte Umsetzung der GoBD-Anforderungen für die Archivierung und Datenaufbewahrung in KMU ist kein Hexenwerk, wenn man systematisch vorgeht. Hier fassen wir die wichtigsten Schritte und Handlungsempfehlungen zusammen.

1. GoBD-Anforderungen verstehen und prüfen

Mache dich zunächst mit den grundlegenden Anforderungen vertraut:

• Unveränderbarkeit: Archivierte Dokumente dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden können.
• Nachvollziehbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos dokumentiert sein.
• Einhaltung von Fristen: Je nach Dokumententyp müssen Aufbewahrungsfristen von 6-10 Jahren eingehalten werden.

Prüfe, wo dein Unternehmen bereits diese Anforderungen erfüllt und wo noch Handlungsbedarf besteht.

2. Passende DMS-Lösung einführen

Entscheide dich für ein Dokumentenmanagementsystem, das:

• GoBD-zertifiziert ist
• Automatisierte Archivierungsprozesse ermöglicht
• Zur Größe und den Anforderungen deines Unternehmens passt
• Sich in deine bestehenden Systeme integrieren lässt

Die Investition in ein gutes DMS zahlt sich durch Rechtssicherheit und effizientere Prozesse aus.

3. Prozesse dokumentieren und implementieren

Lege klar fest, wie die Archivierung in deinem Unternehmen erfolgen soll:

• Erstelle eine detaillierte Verfahrensdokumentation
• Definiere Retention Policies für verschiedene Dokumententypen
• Implementiere spezifische Prozesse für die E-Mail-Archivierung
• Plane regelmäßige interne Audits, um die Einhaltung zu überprüfen

Die schriftliche Dokumentation dieser Prozesse ist nicht nur für die GoBD-Konformität wichtig, sondern hilft auch bei Personalwechseln, das Wissen zu bewahren.

4. Risiken minimieren durch Schulung und Kontrolle

Reduziere das Risiko von Fehlern und Verstößen:

• Führe regelmäßige Schulungen für alle betroffenen Mitarbeiter durch
• Implementiere automatische Compliance-Checks in deinen Systemen
• Halte die Dokumentation stets aktuell
• Überprüfe regelmäßig die Funktionalität deiner Archivierungssysteme

Je besser deine Mitarbeiter informiert sind, desto geringer ist das Risiko von Fehlern oder Verstößen.

Die korrekte Implementierung einer GoBD-konformen Archivierung mag zunächst aufwändig erscheinen, bietet aber erhebliche Vorteile: Rechtssicherheit bei Steuerprüfungen, effizientere Prozesse, Schutz vor Datenverlust und ein professionelleres Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.

Denke daran: Die Kosten und der Aufwand für die nachträgliche Korrektur von Mängeln bei einer Steuerprüfung sind in der Regel deutlich höher als die Investition in eine ordnungsgemäße Archivierung von Anfang an.

Quellen: start.docuware.com, ninox.com, hamburger-software.de

FAQ

Was ist der wichtigste Aspekt der GoBD für KMU?

Die unveränderbare und nachvollziehbare Archivierung aller steuerrelevanten Dokumente ist zentral, um bei Steuerprüfungen Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Müssen alle E-Mails im Unternehmen GoBD-konform archiviert werden?

Nein, nur jene E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten wie Rechnungen, Verträgen oder Belegen unterliegen der Archivierungspflicht.

Welche Vorteile bieten DMS-Systeme für die GoBD-Archivierung?

Sie sorgen für automatisierte Fristenverwaltung, Protokollierung, Versionskontrolle und bieten Sicherheit durch Verschlüsselung und Backups.

Wie lange müssen Dokumente nach GoBD aufbewahrt werden?

Grundsätzlich zwischen 6 und 10 Jahren, abhängig vom Dokumenttyp (z.B. 10 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe).

Was passiert, wenn ein KMU die GoBD nicht einhält?

Es drohen Bußgelder, steuerliche Nachforderungen und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen.